Thủ tục pháp lý thuê văn phòng chính xác mà bạn nên biết

1. Ký hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý điều gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là tài liệu quy định các điều khoản cam kết giữa người thuê và đơn vị cung cấp văn phòng. Theo hợp đồng này, bên cung cấp văn phòng cho phép bên thuê sử dụng một phần hoặc toàn bộ diện tích văn phòng để thực hiện các hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian cụ thể. Ngược lại, bên thuê cam kết trả tiền thuê cho đơn vị cung cấp văn phòng.

Giống như bất kỳ hợp đồng nào khác, hợp đồng thuê văn phòng cần phải được xem xét và kiểm tra bởi một luật sư hoặc một chuyên gia có hiểu biết về luật pháp (có thể là cố vấn pháp lý của doanh nghiệp). Hợp đồng này thường được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và cả hai đều có giá trị pháp lý tương đương.

Khi soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng cần phải chú ý đến một số yếu tố quan trọng. Cụ thể như giá thuê, thời hạn hợp đồng, cách thanh toán, quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, ...

Cần lưu ý rằng hợp đồng thuê văn phòng giữa hai pháp nhân không yêu cầu việc công chứng. Tuy nhiên, trong trường hợp công ty thuê nhà không phải là một doanh nghiệp có thời hạn thuê trên 6 tháng, thì phải đăng ký công chứng hợp đồng thuê tại cơ quan có thẩm quyền.

2. Biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Trong trường hợp hợp đồng thuê văn phòng hết hạn, hai bên có thể thỏa thuận gia hạn hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng. Nếu thỏa thuận gia hạn hợp đồng, thì hai bên sẽ ký kết hợp đồng thuê văn phòng mới. Trường hợp, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, thì hai bên sẽ thực hiện các bước thanh lý hợp đồng thuê văn phòng:

Bước 1: Thống nhất về việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.

Bước 2: Lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng. Văn bản này ghi nhận việc hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình đối với nhau và chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thuê văn phòng.

Bước 3: Thực hiện các nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng thuê văn phòng.

- Bên thuê trả lại văn phòng cho bên cho thuê.

- Bên cho thuê trả lại tiền đặt cọc cho bên thuê.

- Bên thuê thanh toán các khoản phí phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng.

Bước 4: Ký biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng. Bao gồm chữ ký của hai bên là căn cứ pháp lý để chứng minh việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thuê văn phòng.

Mặt khác, nếu một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, thì chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:

- Bên cho thuê vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của mình theo hợp đồng thuê văn phòng.

- Bên thuê không thanh toán tiền thuê trong vòng 3 tháng kể từ ngày đến hạn thanh toán.

- Bên thuê sử dụng văn phòng sai mục đích hoặc gây thiệt hại cho văn phòng.

Lưu ý, khi một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, thì bên đó phải thông báo cho bên kia trước ít nhất 30 ngày. Hơn nữa, bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng phải bồi thường hợp đồng (nếu có).

3. Những điều khoản nên có và không nên có trong hợp đồng thuê văn phòng

Việc ký kết hợp đồng thuê văn phòng phải có chữ ký của hai bên là căn cứ pháp lý để ràng buộc các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. Do đó, các bên cần chú trọng đến việc đàm phán và thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của mình. 

Những điều khoản nên có trong hợp đồng thuê văn phòng:

- Thông tin của các bên bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ...

- Địa điểm thuê là địa chỉ của văn phòng mà bên thuê sẽ sử dụng.

- Xác định diện tích thuê chỉ gồm văn phòng hay cả văn phòng, hành lang, thang máy.

- Mục đích mà bên thuê sử dụng văn phòng.

- Thời hạn thuê là thời gian mà bên thuê sẽ sử dụng văn phòng.

- Giá thuê là số tiền mà bên thuê phải trả cho bên cho thuê hàng tháng hoặc hàng năm.

- Phương thức thanh toán là cách thức mà bên thuê sẽ thanh toán tiền thuê cho bên cho thuê.

- Phí dịch vụ là các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng, chẳng hạn như phí điện, nước, internet,...

- Quyền và nghĩa vụ của cả 2 bên.

- Những quy định về việc chấm dứt hợp đồng.

Những điều khoản không nên có trong hợp đồng thuê văn phòng:

- Các điều khoản không rõ ràng, không cụ thể sẽ gây phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Các điều khoản bất lợi cho bên thuê.

- Các điều khoản vi phạm pháp luật.

Ngoài ra, các bên cũng cần lưu ý một số vấn đề sau khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng:

- Đọc kỹ hợp đồng trước khi ký để hiểu rõ các điều khoản và quyền lợi, nghĩa vụ của mình.

- Thỏa thuận rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng. Đặc biệt là các điều khoản liên quan đến giá thuê, phương thức thanh toán, phí dịch vụ, trách nhiệm của các bên,...

- Hợp đồng thuê văn phòng chỉ có hiệu lực khi có chữ ký của hai bên thuê và cho thuê.

4. Quyền sử dụng văn phòng cho thuê được cho phép

Theo quy định của Điều 475, 476 Bộ luật dân sự năm 2015, bên thuê có quyền chuyển nhượng hoặc cho thuê lại hợp đồng thuê tài sản cho người khác nếu được bên cho thuê đồng ý. Quy trình này phải được lập thành văn bản và được bên cho thuê chấp thuận.

Hơn nữa, khi chuyển nhượng hoặc cho thuê lại văn phòng, bên nhận chuyển nhượng hoặc thuê lại sử dụng văn phòng cho các mục đích sau:

- Mục đích sử dụng ban đầu của văn phòng.

- Mục đích sử dụng khác với mục đích sử dụng ban đầu của văn phòng nhưng không trái với quy định của pháp luật.

5. Khoản phí thuê văn phòng phải nộp

Khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, hai bên cũng cần trao đổi để chọn 1 bên đại diện nộp thuế, thường là bên thuê. Theo đó, bên thuê có trách nhiệm khấu trừ các loại thuế (thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân) trước khi trả thu nhập ở mức trên 100 triệu đồng/năm đồng thời nộp thay bên cho thuê lệ phí môn bài của cá nhân cho thuê tài sản tương ứng số năm khai nộp thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân.

Nếu doanh nghiệp khai và nộp thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân duy nhất một lần với hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng kéo dài trong nhiều năm thì doanh nghiệp chỉ cần nộp lệ phí môn bài theo mức của một năm.

- Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x Tỷ lệ thuế GTGT 5%

- Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x Tỷ lệ thuế TNCN 5%

Ngoài ra, người thuê văn phòng cũng cần lưu ý các khoản chi phí khác như:

- Chi phí thuê.

- Chi phí dịch vụ (điện, nước, Internet, ...).

- Chi phí bảo trì, sửa chữa văn phòng.

- Phí đặt cọc.

- Phí phạt vi phạm hợp đồng.

- Phí quản lý.

- Phí môi giới.

Trên đây là những thủ tục pháp lý thuê văn phòng chính xác mà Bds123.vn đã tổng hợp. Mong rằng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn tìm thuê văn phòng một cách hiệu quả nhất.