Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng hiệu quả mà bạn nên biết

Xu hướng thay đổi thị trường thuê văn phòng

Giám đốc cấp cao của Bộ phận Dịch vụ Bất động sản Thương mại tại Savills Việt Nam đã ghi nhận được bốn xu hướng quan trọng của thị trường văn phòng hiện tại và tương lai sắp tới.

Đầu tiên, thị trường văn phòng đang có xu hướng làm việc linh hoạt (hybrid). Điều này xuất phát từ tác động của đại dịch Covid-19 cùng với sự tiến bộ vượt bậc trong công nghệ thông tin. Góp phần tạo ra sự linh hoạt cho người lao động và đang thay đổi cách thức hoạt động của thị trường văn phòng.

Thứ hai, các doanh nghiệp đang dần chuyển vị trí của văn phòng từ trung tâm tài chính (CBD) sang khu vực ngoại ô để giảm chi phí thuê và cải thiện không gian làm việc. Các tòa nhà mới như Phú Mỹ Hưng Tower, CII Tower và The Hallmark (tại TP Thủ Đức) đáp ứng được nhu cầu này bằng việc cung cấp các tiện ích cao cấp và chứng chỉ về văn phòng xanh. Dự kiến hơn 75% nguồn cung văn phòng từ quý III/2023 đến hết 2025 tại TP Hồ Chí Minh sẽ đạt được chứng chỉ về văn phòng xanh.

Thứ ba, văn phòng hiện nay đang tập trung vào việc cung cấp dịch vụ và tiện ích đa dạng để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của nguồn nhân lực. Một văn phòng phải phục vụ đến 4 - 5 thế hệ nhân viên làm việc cùng nhau, mỗi thế hệ có những nhu cầu riêng biệt. Khảo sát của Savills về 4 thế hệ lao động (Baby Boomer, thế hệ X, Millennial và thế hệ Z) đã cho thấy sự khác biệt về nhu cầu làm việc. Sự chuyển đổi cấu trúc và cách bố trí văn phòng từ truyền thống sang hiện đại không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn tạo ra cơ hội cho sự tương tác và sự gắn bó của đa thế hệ nhân viên với công ty.

Cuối cùng, thị trường văn phòng tại các thành phố có sự thích nghi nhanh chóng với biến động trong cung - cầu. Savills đã ghi nhận sự giảm giá nhẹ trong giá thuê trong giai đoạn 2022 - 2023. Do đó, chủ thuê đã tỏ ra linh hoạt trong việc điều chỉnh giá để duy trì khách thuê văn phòng hiện tại và thu hút thêm khách hàng mới.

Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng hiệu quả

Để tìm được văn phòng thích hợp nhất, người thuê nên lưu ý 7 câu hỏi được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế.

1. Nhu cầu thuê văn phòng để làm gì?

Việc xác định nhu cầu thuê văn phòng là một quá trình quan trọng đối với các doanh nghiệp và công ty. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng văn phòng mà bạn chọn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

- Vị trí văn phòng: Vị trí của văn phòng rất quan trọng. Bạn cần xác định liệu văn phòng cần nằm ở trung tâm thành phố, gần các đối tác hoặc khách hàng quan trọng hay không. Cân nhắc cả yếu tố giao thông và tiện ích xung quanh như nhà hàng, cửa hàng, và dịch vụ công cộng. Điều này có thể ảnh hưởng đến dễ dàng tiếp cận và hấp dẫn của văn phòng đối với khách hàng và nhân viên.

- Diện tích: Xác định diện tích văn phòng phù hợp với quy mô và nhu cầu của bạn. Bạn cần đảm bảo rằng không gian đủ lớn để chứa tất cả các phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, và các tiện ích khác nhau mà bạn cần. Đồng thời, không nên lãng phí tiền thuê cho không gian không sử dụng.

- Giá thuê: Xác định ngân sách thuê văn phòng của bạn và tìm các tùy chọn phù hợp. Giá thuê văn phòng có thể thay đổi đáng kể dựa trên vị trí và tiện ích đi kèm. Hãy so sánh các ưu đãi và tiện ích của các văn phòng khác nhau để đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt nhất cho ngân sách của mình.

- Thời gian thuê: Xác định thời gian thuê văn phòng có tính thời hạn hay linh hoạt. Nếu bạn cần một văn phòng trong một thời gian cố định hoặc một thời gian ngắn hơn, bạn có thể xem xét thuê văn phòng tại các dự án văn phòng hoặc dịch vụ văn phòng ảo. Nếu bạn muốn một giải pháp lâu dài, bạn có thể cân nhắc ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn.

2. Thời điểm tìm thuê văn phòng hợp lý là khi nào?

Để tìm kiếm và chọn được văn phòng phù hợp, thực hiện quá trình khảo sát thực tế thường tốn kém không ít thời gian. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường chủ quan rằng nguồn cung phân khúc này dồi dào. Họ đã trì hoãn việc tìm kiếm văn phòng cho đến khi "nước đến chân mới nhảy". Để thuê văn phòng một cách hiệu quả, cần phải trải qua nhiều giai đoạn và quy trình. Khoảng thời gian tối thiểu để bắt đầu tìm thuê văn phòng là từ 4 - 6 tháng trước thời điểm dự kiến chuyển văn phòng hoặc thuê mới.

3. Ngân sách tìm thuê văn phòng cần chuẩn bị là bao nhiêu?

Ngân sách dành cho việc thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch cho doanh nghiệp của bạn. Việc chuẩn bị ngân sách này yêu cầu sự cẩn thận để đảm bảo bạn có đủ tài chính để thuê một văn phòng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Đặc biệt, xác định ngân sách cần dựa trên các yếu tố như vị trí, diện tích, chất lượng và tiện nghi, phí dịch vụ, thời gian thuê, và nhiều yếu tố khác.

Tuy nhiên, không nên để tâm lý "cố thêm một chút" nhằm đáp ứng các mong muốn mà lại khiến bạn rơi vào tình trạng "sống dở chết dở". Ví dụ, nếu ngân sách bạn đề ra là 15 USD/m²/tháng, thì nên tập trung vào việc tìm các văn phòng có giá thuê xấp xỉ mức này, từ 17 - 18 USD/m²/tháng có thể không đáng kể. Mặc dù có sự chênh lệch nhỏ về giá, nhưng chúng có thể mang lại sự tiện nghi, hiện đại và thuận tiện hơn. Tuy nhiên, quyết định này cần được đưa ra một cách nhanh chóng để không ảnh hưởng đến thời hạn thuê và tránh tình huống gây khó khăn cho doanh nghiệp sau này.

4. Những khoản phí cần trả khi thuê văn phòng là gì?

Không chỉ riêng với việc thuê văn phòng, mà còn áp dụng cho thuê nhà nguyên căn, cửa hàng, phòng trọ hoặc bất kỳ loại bất động sản nào khác, giá thuê hàng tháng chỉ là một phần của toàn bộ chi phí. Bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại rất nhiều chi phí khác mà thường được bỏ qua. Những chi phí này phục vụ cho các nhu cầu thiết yếu, bắt đầu từ mức cơ bản, và thỉnh thoảng, doanh nghiệp có thể không chú ý đến chúng. Tuy nhiên, nếu không quản lý các khoản phí này một cách hợp lý và để chúng kéo dài, có thể ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp một cách đáng kể.

Vì vậy, đừng bỏ qua bất kỳ khoản chi phí nào, dù có thể bạn cho rằng chúng "không đáng là bao". Dưới đây là 5 khoản phí quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý:

- Phí dịch vụ.

- Tiền điện điều hòa và tiền điện tiêu thụ tại văn phòng.

- Phí giữ xe ô tô và xe máy.

- Chi phí làm ngoài giờ

- Thuế VAT.

5. Những lợi ích của nhân viên khi tìm thuê văn phòng là gì?

Nhân viên chính là những người tạo ra doanh thu, lợi nhuận và thậm chí xây dựng hình ảnh và giá trị của doanh nghiệp. Cách doanh nghiệp đối xử với nhân viên sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, cam kết của họ. Điều này lại đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của tổ chức. Do đó, khi tìm kiếm và thuê văn phòng, việc quan tâm đến lợi ích của nhân viên cũng không kém phần quan trọng. Một số điểm bạn cần lưu ý để đảm bảo lợi ích chi nhân viên của bạn khi tìm thuê văn phòng:

- Khoảng cách từ văn phòng đến nơi cư trú của nhân viên có quá xa không? Giao thông có đủ thuận tiện, đặc biệt trong trường hợp thời tiết xấu?

- Không gian làm việc có tạo cảm giác thoải mái cho tinh thần của nhân viên không? Các yếu tố như tiếng ồn được kiểm soát, sự riêng tư được bảo vệ không? Nội thất có đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc cũng như giờ nghỉ ngơi?

- Sự kết nối giữa các phòng làm việc có tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và trao đổi công việc không?

6. Tham quan văn phòng và ký kết hợp đồng thuê như thế nào?

Để xác định xem văn phòng có đáp ứng đủ nhu cầu của bạn hay không, quá trình khảo sát thực tế là rất quan trọng. Đừng quá phụ thuộc vào thông tin trên mạng hay từ bên môi giới. Khi bạn đến để khảo sát, có một số điểm cần chú ý:

- Diện tích thuê: Đo đạc diện tích một cách chính xác để tránh sự chênh lệch với thông tin trên hợp đồng. Chênh lệch diện tích có thể dẫn đến tăng chi phí thuê hàng tháng, đặc biệt là đối với hợp đồng thuê dài hạn.

- Nội thất và trang thiết bị: Kiểm tra tình trạng nội thất và các thiết bị như hệ thống điều hòa, cửa sổ, khu vệ sinh và các tiện ích khác. Đảm bảo rằng không gian làm việc thoải mái, có đủ chỗ ngồi, không gặp vấn đề về tiếng ồn, và được bố trí thuận tiện cho công việc.

- Cơ sở hạ tầng và dịch vụ: Hỏi về cơ sở hạ tầng và các dịch vụ đi kèm. Điều này bao gồm các khoản phí quản lý như bảo vệ, bảo trì, điện, nước, ánh sáng khu vực chung, tiếp tân, và phí để xe. Bạn cũng nên tìm hiểu liệu tòa nhà có thang máy riêng cho khu vực văn phòng hay không, hay nó sẽ được sử dụng chung với khu dân cư.

Trước khi đặt tiền đặt cọc để giữ chỗ cho văn phòng, quá trình chuẩn bị và thương thảo hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh là quan trọng. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng không có vấn đề gì về chi phí cần thảo luận sau này. Đặc biệt, sau khi đã đặt cọc, bạn sẽ mất lợi thế trong cuộc thương thảo hợp đồng, vì vậy việc chuẩn bị trước rất quan trọng.

Khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần xem xét một số điều khoản quan trọng, bao gồm:

- Số tiền đặt cọc: Đảm bảo rằng số tiền đặt cọc được xác định và bạn hiểu rõ điều này.

- Mức giá cho thuê: Kiểm tra mức giá thuê được thỏa thuận và xem xét liệu có sự tăng giá định kỳ không. Nếu có, bạn nên biết mức tăng là bao nhiêu và cách tính toán nó.

- Trách nhiệm sửa chữa thiết bị: Xem xét ai chịu trách nhiệm sửa chữa các thiết bị như hệ thống điều hòa, cửa kính.

- Thời hạn thuê: Xác định thời hạn thuê và xem xét khả năng kéo dài thuê nếu cần thiết.

- Mức bồi thường: Đảm bảo bạn hiểu rõ mức bồi thường nếu một trong hai bên quyết định chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn.

7. Dự trù kinh phí thiết kế lại văn phòng?

Sau khi thuê văn phòng, việc tân trang và trang trí lại không thể bỏ qua, dù chỉ là những thay đổi nhỏ. Bạn có thể hợp tác với các đơn vị chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí. Thậm chí, họ có thể cung cấp những lời khuyên hữu ích trong quá trình thiết kế văn phòng và hỗ trợ người thuê một cách tốt nhất. Thường thì các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê trong vòng 30 ngày để khách thuê có thời gian hoàn thiện nội thất, nhưng vẫn thu phí dịch vụ. Nếu có sẵn đối tác thi công thì khoảng thời gian này có thể được rút ngắn đáng kể.

Lời kết

Trên đây là những kinh nghiệm tìm thuê văn phòng hiệu quả mà Bds123.vn đã tổng hợp. Mong rằng với những kinh nghiệm hữu ích này sẽ giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn.