Tổng hợp quy trình xin cấp sổ hồng căn hộ chung cư mà bạn nên biết

Khái niệm sổ hồng chung cư là gì?

Hiện nay, vẫn chưa có văn bản pháp lý nào quy định cụ thể về khái niệm "sổ hồng". Thuật ngữ "sổ hồng" hay "sổ đỏ" dùng để chỉ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Và tên gọi của nó sẽ dựa trên màu sắc của bìa sổ.

Trong Luật đất đai năm 2013 quy định: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất được định nghĩa như là một chứng thư pháp lý. Nhờ đó mà Nhà nước có thể xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liền với đất của chủ sở hữu tài sản.

Chính vì thế, sổ hồng chung cư có thể hiểu đơn giản là một chứng thư pháp lý được Nhà nước cấp cho chủ sở hữu theo quy định của Pháp luật.

Theo Điều 3 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT quy định sổ hồng chung cư sẽ có 04 trang. Bề mặt giấy được in trên nền hoa văn trống đồng màu hồng cánh sen và trang bổ sung trên nền trắng. Mỗi trang sẽ có kích thước 190mm x 265mm và bao gồm các thông tin như sau:

- Trang số 1 bao các thông tin về quốc hiệu, quốc huy và dòng chữ "Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất" in màu đỏ.

- Trang số 2 bao gồm thông tin về chủ sở hữu, thửa đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Cụ thể là thông tin về thửa đất, nhà ở, công trình xây dựng khác, rừng sản xuất là rừng trồng, cây lâu năm và ghi chú; ngày tháng năm ký Giấy chứng nhận và cơ quan ký cấp Giấy chứng nhận; số vào sổ cấp Giấy chứng nhận.

- Trang số 3 sẽ ghi nhận mục III thông tin về sơ đồ thửa đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Và mục số IV sẽ gồm có những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận.

- Trang số 4 được viết bằng chữ in màu đen. Trang này thể hiện nội dung tiếp theo của mục IV là những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận. Hơn nữa còn có những nội dung lưu ý đối với người được cấp Giấy chứng nhận và mã vạch.

Cuối cùng là trang bổ sung của Giấy chứng nhận cũng được viết bằng chữ in mực đen. Tại đây sẽ ghi nhận dòng chữ "Trang bổ sung Giấy chứng nhận", thể hiện thông tin số hiệu thửa đất; số phát hành Giấy chứng nhận; số vào sổ cấp Giấy chứng nhận và mục IV. Ngoài ra còn bao gồm những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận như trang 4 của Giấy chứng nhận.

Quy trình xin cấp sổ hồng căn hộ chung cư chính xác

Bước 1: Báo cáo với Sở Tài nguyên và Môi trường

Theo quy định, chủ đầu tư dự án phát triển nhà ở có trách nhiệm gửi Sở Tài nguyên và Môi trường sau khi hoàn thành công trình các loại giấy tờ sau:

- Giấy chứng nhận hoặc quyết định giao đất, cho thuê đất từ cơ quan có thẩm quyền.

- Các chứng từ chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của chủ đầu tư dự án. Trong trường hợp có thay đổi nghĩa vụ tài chính, phải nộp chứng từ chứng minh việc hoàn thiện nghĩa vụ tài chính liên quan đến thay đổi đó. Ngoại trừ trường hợp được miễn hoặc chậm nộp theo quy định của pháp luật.

- Sơ đồ nhà và đất đã xây dựng, bao gồm bản vẽ mặt bằng hoàn công hoặc bản vẽ thiết kế mặt bằng với kích thước các cạnh của từng căn hộ đã bán, phù hợp với tình trạng xây dựng và hợp đồng đã ký.

- Giấy phép xây dựng.

- Thông báo từ cơ quan chuyên môn về xây dựng, cho phép chủ đầu tư tiến hành nghiệm thu công trình hoặc chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành công trình. Hơn nữa cho phép đưa vào sử dụng theo quy định của pháp luật về xây dựng.

- Danh sách các căn hộ và công trình xây dựng. Bao gồm thông tin số hiệu căn hộ, diện tích đất, diện tích xây dựng và diện tích sử dụng chung và riêng của từng căn hộ.

- Báo cáo kết quả thực hiện dự án.

Bước 2: Sở tài nguyên và môi trường tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra

Theo quy định, Sở Tài nguyên có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ đã tiếp nhận. Trong đó bao gồm hiện trạng sử dụng đất, nhà ở và công trình đã xây dựng. Bên cạnh đó, cũng cần kiểm tra điều kiện chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà ở, công trình xây dựng của chủ đầu tư dự án.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ gửi thông báo cho chủ đầu tư dự án về kết quả kiểm tra. Trong trường hợp chủ đầu tư đáp ứng đủ các điều kiện, Sở sẽ gửi kèm theo sơ đồ nhà và đất đã được kiểm tra cho Văn phòng đăng ký đất đai, nhằm tiến hành thủ tục đăng ký nhà, đất cho bên mua.

Lưu ý, thời hạn giải quyết yêu cầu được đặt là trong vòng không quá 30 ngày, tính từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Văn phòng Đăng ký nhà đất

Người sở hữu căn hộ chung cư hoặc người được ủy quyền bởi người sở hữu căn hộ chung cư sẽ nộp hồ sơ xin cấp sổ hồng tại Văn phòng Đăng ký Nhà đất. Khi đó cần chuẩn bị 2 bộ hồ sơ theo các đầu mục được hướng dẫn ở bước 1.

Sau khi kiểm tra và xác nhận rằng các giấy tờ đều hợp lệ, cán bộ một cửa sẽ lập giấy biên nhận hồ sơ. Ngay sau đó, bạn sẽ được hẹn ngày nộp lệ phí trước bạ và ngày nhận kết quả thông báo. Thời gian giải quyết thông thường là 15 ngày làm việc kể từ ngày xác nhận hồ sơ.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ sẽ thông báo và hướng dẫn người nộp bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Thời gian tối đa được quy định là 3 ngày.

Bước 4: Trách nhiệm của văn phòng đăng ký đất đai

Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ pháp lý trong hồ sơ. Mục đích là để xác định xem liệu chúng đã đáp ứng đủ điều kiện hay không để tiến hành thủ tục cấp sổ hồng chung cư như trong đơn đăng ký.

Tiếp theo, cần gửi số liệu địa chính tới cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có). Sau đó, tiến hành thủ tục cập nhật thông tin vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai (nếu có).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, văn phòng đăng ký đất đai sẽ chuẩn bị hồ sơ để nộp lên cơ quan có thẩm quyền để được cấp sổ hồng.

Cuối cùng là yêu cầu chủ đầu tư dự án nộp sổ hồng đã được cấp và thực hiện chỉnh lý thông tin vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 5: Nhận kết quả

Dựa trên ngày hẹn nhận Sổ, người nộp hồ sơ sẽ đến Văn phòng Đăng ký nhà đất để nhận kết quả. Khi đi cần mang theo các giấy tờ sau đây:

- Văn bản ủy quyền (trong trường hợp bạn được ủy quyền).

- Căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

- Thông báo nộp lệ phí trước bạ.

- Biên lai hoặc chứng từ chứng minh đã hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế trước bạ.

Lưu ý, tất cả các giấy tờ trên phải là bản gốc.

Sau khi xác nhận thông tin của người nộp hồ sơ, Văn phòng Đăng ký đất đai sẽ cấp Giấy chứng nhận. Thời hạn quy định để hoàn tất quy trình này không vượt quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả giải quyết.

Xin cấp sổ hồng chung cư cần phải đóng những khoản phí nào?

1. Lệ phí trước bạ

Có thể hiểu rằng lệ phí trước bạ là loại phí phải nộp để có thể sở hữu tài sản thông qua các giao dịch như mua bán, chuyển nhượng, thừa kế, tặng, .... Trước khi tài sản đó được sử dụng, người sở hữu phải khai báo và nộp thuế cho cơ quan thuế.

Điều 5 và khoản 1 Điều 7, Nghị định 140/2016/NĐ-CP quy định về công thức tính lệ phí trước bạ khi xin cấp sổ hồng chung cư:

- Lệ phí trước bạ = Giá tính lệ phí trước bạ x 0,5%

- Giá tính lệ phí trước bạ = Diện tích căn hộ (m²) x Giá đơn vị diện tích (đồng/m²)

2. Phí làm hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận

Lệ phí cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được quy định cụ thể theo từng khu vực nơi có đất được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Khi xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hay còn gọi là làm sổ đỏ) và phải nộp tiền sử dụng đất, người dân phải thực hiện việc nộp lệ phí này.

Theo quy định, lệ phí cấp Giấy chứng nhận là 100.000 đồng đối với trường hợp cấp mới hoặc cấp lần đầu. Trong trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận, lệ phí là 50.000 đồng/lần.

Những câu hỏi thường gặp về sổ hồng căn hộ chung cư

1. Những hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp sổ hồng chung cư?

Căn cứ khoản 22 Điều 1 Nghị định 148/2020/NĐ-CP quy định: chủ đầu tư dự án chung cư có trách nhiệm nộp một bộ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận thay cho người nhận mua nhà hoặc cung cấp hồ sơ cho bên mua để tự đi đăng ký.

Hồ sơ này bao gồm các tài liệu sau:

- Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04a/ĐK.

- Hợp đồng mua bán nhà ở theo quy định của pháp luật.

- Biên bản bàn giao căn hộ chung cư.

Ngoài ra, người đề nghị cần phải điền tờ khai lệ phí trước bạ và nộp cùng với hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận.

2. Khi nào cần được cấp sổ hồng chung cư?

Trường hợp mua bán chung cư cũ, sau khi hoàn tất công chứng HĐMB, bên mua phải nộp hồ sơ để sang tên sổ hồng chung cư cho mình. Theo quy định tại Điều 61 của Nghị định 43/2014/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Khoản 40 của Điều 2 Nghị định 01/2017/NĐ-CP), thời gian để người mua nhận được sổ hồng chung cư là không quá 15 ngày làm việc.

Mặt khác, theo quy định tại Khoản 7 của Điều 26 Luật Nhà ở 2014, trong trường hợp mua chung cư mới. Chủ đầu tư phải thực hiện thủ tục yêu cầu cơ quan Nhà nước cấp sổ hồng cho người mua. Với thời hạn là 50 ngày kể từ ngày bàn giao căn hộ hoặc từ thời điểm người mua thanh toán đủ tiền. Hơn nữa, thời hạn cấp sổ hồng cho chủ đầu tư không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Tổng cộng, sau khi đã thanh toán đủ tiền hoặc nhận bàn giao căn hộ, thời gian tối đa để người mua chung cư mới nhận sổ hồng là 65 ngày làm việc.

3. Sổ hồng chung cư có giá trị bao lâu?

Thông thường, sổ hồng thường ghi rõ thời hạn sử dụng là 50 năm (tuỳ theo dự án chung cư). Tuy nhiên, pháp luật không quy định thời gian sở hữu cụ thể bao lâu của Sổ hồng chung cư. Giá trị của nó sẽ phụ thuộc vào thời hạn sử dụng của chung cư. Do đó, khi chung cư hết hạn sử dụng, cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh sẽ tiến hành kiểm định như sau:

- Trường hợp căn hộ chung cư vẫn đảm bảo chất lượng và an toàn cho người sử dụng. Chủ sở hữu được phép tiếp tục sử dụng căn hộ theo thời hạn được ghi trong kết quả kiểm định.

- Trường hợp nhà chung cư có nguy cơ sập đổ, bị hư hỏng nặng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Khi đó, cơ quan kiểm định sẽ ban hành kết luận kiểm định và báo cáo cho UBND cấp tỉnh thông qua văn bản để thông báo cho chủ sở hữu căn hộ. Có hai trường hợp có thể xảy ra:

+ Trường hợp khu đất phù hợp với quy hoạch xây dựng nhà ở. Chủ sở hữu sẽ được phép cải tạo hoặc xây dựng lại căn hộ chung cư mới.

+ Trường hợp khu đất không phù hợp với quy hoạch xây dựng nhà ở. Chủ sở hữu sẽ phải bàn giao căn hộ cho cơ quan có thẩm quyền và thực hiện việc phá dỡ, xây dựng công trình khác.

4. Người mua căn hộ chung cư có thể tự làm sổ hồng được không?

Căn cứ vào khoản 7, Điều 26 của Luật nhà ở năm 2014 và khoản 22, Điều 1 Nghị định 148/2020/NĐ-CP. Chủ đầu tư có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận cho người mua trong vòng 50 ngày tính từ ngày bàn giao căn hộ. Trường hợp người mua tự thực hiện việc này, chủ đầu tư phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ và hồ sơ cho họ.

Tóm lại, nếu người mua chung cư có nhu cầu, họ có thể tự mình làm sổ hồng.

5. Chung cư chưa có sổ hồng có được bán hay không?

Căn cứ vào điểm a khoản 1 Điều 11 Luật Nhà ở 2014, cá nhân và tổ chức được phép mua bán nhà chung cư khi đã có Giấy chứng nhận (thường được gọi là sổ đỏ, sổ hồng), trừ những trường hợp sau đây:

- Mua bán nhà ở hình thành trong tương lai.

- Chuyển nhượng HĐMB nhà ở thương mại trong dự án đầu tư xây dựng nhà ở. Bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao nhà nhưng chưa nộp hồ sơ cấp sổ hồng.

- Mua bán nhà ở xã hội.

Dựa vào quy định này, ta có thể thấy rằng việc mua bán chung cư chưa có sổ hồng là hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, để tham gia các giao dịch mua bán chung cư cần phải có các giấy tờ và tài liệu đáp ứng các điều kiện nhất định.

Trên đây là tất tần tật quy trình xin cấp sổ hồng căn hộ chung cư mà Bds123.vn đã tổng hợp. Mong rằng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các thủ tục xin cấp sổ hồng. Qua đó có thể tránh được những rủi ro về pháp lý cũng như tiền bạc khi tham gia mua bán căn hộ chung cư.