Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà: Mẫu Chuẩn 2026 & Hướng Dẫn Chi Tiết

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là gì và tại sao lại quan trọng?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà (hay còn gọi là biên bản chấm dứt hợp đồng thuê nhà) là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thuê nhà đã ký kết trước đó.

Tham khảo: Mẫu Hợp Đồng Thuê Nhà Nguyên Căn Ngắn Gọn & Chuẩn Pháp Lý

Văn bản này đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì:

• Xác nhận chấm dứt quyền và nghĩa vụ: Chính thức xác nhận hai bên không còn ràng buộc trách nhiệm với nhau.
• Bằng chứng giải quyết tranh chấp: Là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để giải quyết các mâu thuẫn phát sinh sau khi trả nhà (ví dụ: chủ nhà đòi bồi thường hư hỏng sau khi đã nhận nhà, hoặc người thuê đòi tiền cọc).
• Ghi nhận hiện trạng bàn giao: Xác nhận tình trạng thực tế của căn nhà và các tài sản đi kèm tại thời điểm trả lại mặt bằng.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà?

Bạn cần tiến hành lập và ký kết văn bản này trong các trường hợp sau:

Hết hạn hợp đồng thuê

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi thời hạn ghi trong hợp đồng thuê nhà kết thúc và hai bên không có ý định gia hạn, cần làm thủ tục thanh lý để xác nhận việc hoàn tất hợp đồng.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Việc này có thể xảy ra do thỏa thuận của hai bên hoặc do một bên đơn phương chấm dứt (vì lý do bất khả kháng, hoặc do bên kia vi phạm hợp đồng). Trong trường hợp này, biên bản thanh lý càng quan trọng để giải quyết các vấn đề về phạt vi phạm hoặc bồi thường (nếu có).

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà chuẩn mới nhất

Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý được cập nhật mới nhất, đảm bảo tính pháp lý và bao quát các vấn đề thường gặp khi bàn giao nhà trọ, căn hộ, nhà nguyên căn hoặc mặt bằng kinh doanh.

Để thuận tiện cho việc chỉnh sửa và in ấn, Bds123.vn đã soạn thảo sẵn mẫu biên bản định dạng Word. Bạn có thể tải về hoàn toàn miễn phí tại liên kết dưới đây:

⬇ TẢI MẪU 1 BIÊN BẢN THANH LÝ (FILE WORD)
⬇ TẢI MẪU 2 BIÊN BẢN THANH LÝ (FILE WORD)

Hướng dẫn chi tiết cách điền biên bản thanh lý để tránh rủi ro

Việc điền mẫu có vẻ đơn giản, nhưng "bút sa gà chết". Dưới đây là những điểm bạn cần đặc biệt lưu ý:

Phần thông tin các bên

Đảm bảo thông tin cá nhân (Họ tên, CCCD) trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên Hợp đồng thuê nhà gốc. Nếu người ký biên bản không phải là người đứng tên trên hợp đồng, cần phải có giấy ủy quyền hợp pháp.

Phần nội dung bàn giao và hiện trạng tài sản

Đây là phần dễ gây tranh cãi nhất.

• Đừng ghi chung chung: Tránh ghi "Bàn giao nhà như cũ" nếu thực tế có thay đổi. Hãy ghi trung thực. Ví dụ: "Tường nhà có vết bẩn do sử dụng thông thường, không có hư hỏng kết cấu".
• Kiểm đếm kỹ tài sản: Đối chiếu lại với "Phụ lục bàn giao tài sản" khi mới thuê. Ghi rõ tình trạng hoạt động của các thiết bị đắt tiền (điều hòa, tủ lạnh, máy giặt). Nếu có hư hỏng và thống nhất bồi thường, hãy ghi rõ số tiền vào Điều 3.

Phần nghĩa vụ tài chính và hoàn cọc

Tuyệt đối không ký biên bản nếu chưa thống nhất được con số cuối cùng.

• Chốt số điện nước: Phải cùng nhau xem đồng hồ và ghi lại chỉ số vào biên bản. Xác nhận đã thanh toán xong các hóa đơn.
• Tiền cọc rõ ràng: Ghi rõ tổng tiền cọc ban đầu, các khoản bị trừ (nếu có, phải ghi chi tiết trừ vì lý do gì), và số tiền thực nhận về. Hãy nhớ: Tiền trao cháo múc - tốt nhất nên nhận lại tiền cọc ngay khi ký biên bản và giao chìa khóa.

Quy trình và lưu ý vàng khi thực hiện thanh lý hợp đồng

Để quá trình thủ tục thanh lý hợp đồng diễn ra suôn sẻ, bạn hãy tuân theo quy trình sau:

1. Thông báo trước: Bên muốn chấm dứt cần thông báo cho bên kia theo thời hạn quy định trong hợp đồng (thường là trước 30 ngày).
2. Cùng kiểm tra hiện trạng: Trước ngày trả nhà, cả chủ và khách nên cùng nhau đi một vòng kiểm tra căn nhà, chốt các hư hỏng (nếu có) và thống nhất phương án xử lý.
3. Chốt công nợ: Thanh toán dứt điểm tiền nhà, điện, nước, internet.
4. Ký biên bản và bàn giao: Hai bên ký vào biên bản thanh lý (ít nhất 2 bản gốc). Sau khi ký, người thuê bàn giao chìa khóa và chủ nhà hoàn lại tiền cọc (nếu có).

Lưu ý quan trọng:

• Nếu có tranh chấp chưa thể giải quyết ngay, hãy ghi nhận lại sự việc đó trong biên bản (hoặc lập một biên bản sự việc riêng) thay vì từ chối ký thanh lý, để tránh tình trạng hợp đồng vẫn treo lơ lửng.
• Giữ lại một bản gốc của Hợp đồng thuê nhà cũ kẹp cùng Biên bản thanh lý để lưu hồ sơ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là "lá chắn" pháp lý cuối cùng bảo vệ quyền lợi của bạn khi kết thúc một giao dịch thuê bất động sản. Đừng vì nể nang hay vội vàng mà bỏ qua bước này. Hy vọng mẫu văn bản và những hướng dẫn chi tiết trên của Bds123.vn sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm nơi ở mới hoặc đăng tin cho thuê bất động sản hiệu quả, hãy truy cập ngay Bds123.vn - Kênh thông tin bất động sản hàng đầu Việt Nam.